MICE : TOURSERVICE

 MICE > Полезные заметки для онлайн-регистраций

Общая стратегия

• Продумывать все мелочи, не оставлять ничего на последний момент.
• Быть готовым к изменению планов и тому, что толпа придумает метод, который сломает всю вашу подготовку.
• От мероприятия к мероприятию может кардинально меняться способ регистрации и взаимодействие с участниками. Не получится навязывать единожды разработанную стратегию и программное обеспечение.
• Нужно избежать при планировании даты мероприятия - возможных накладок с праздничными или предпразничными или постпраздничными днями, крупными событиями в регионе.

Программа мероприятия и печатная информация о ней

• Если мероприятие имеет несколько событий и начинается с утра, лучше поставить первыми события, которые нужны меньшему количеству человек (специализированные мастер-классы и тп). Это позволит основной массе участников не торопиться спозаранку и расслабит процесс регистрации.
• Если есть сайт, на нем должна быть вывешена программа, доступная будущим слушателям на момент регистрации.
• Если есть какое-то событие в рамках мероприятия, которое интересно наибольшему количеству участников (например, гвоздь программы или розыгрыш призов), его нужно поставить последним, так как ради него народ будет оставаться до последнего. Если есть другие интересные мероприятия, их нужно расположить матроской (чередуя с менее интересными) - это не даст народу отсутствовать по полдня и приходить к концу. Если есть обеденный перерыв, перед ним выступление наименее позитивно воспринимается слушателями. Соответственно, после обеда - слушатели наиболее доброжелательны, но невнимательны.
• Программа мероприятий должна быть отсортирована по дням (если несколько дней), каждый день должен быть раскрашен в отдельный цвет. Если есть несколько залов, название каждого зала должно иметь свой цвет заднего фона или иной цветной шильдик, повторяющийся на каждом блоке этого зала во все дни.
• Если есть платные и бесплатные участники и разрешено оглашать перечень мероприятий по времени, нужна распечатанная программка даже для бесплатников. Cтационарная программа в виде баннера в качестве замены - не подойдет.
• Все типы программ (на сайте, в пригласительных, в раздаточных материалах, на баннерах) - должны быть синхронизированы.

Сертификаты

• Бумага
  • бумага не должна быть толстой, иначе понадобится мощный принтер. Например, плотность 300 - толстая бумага. Дешевые лазерные офисные принтеры не способны протягивать через роликовый механизм бумагу с плотностью 200 и выше. Если идет полупропечатанный дубляж ФИО через промежуток барабана - не хватает мощности.
  • Бумага не должна быть с блестящим фоном - лазерный принтер может сжечь такую бумагу. Тем не менее, существует специальная бумага с блестящим фоном, разработанная с учетом возможности печати на ней лазерным принтером.
  • Струйный принтер способен напечатать на любой бумаге.
• Печать сертификатов
  • Кроме печати лицевой стороны, нужно печатать ФИО на обороте сверху в портретной ориентации - тогда можно разложить их при раздаче в виде смещенной стопки по буквам очень плотно и сэкономить столы. Также, сертификаты, разложенные тыльной белой стороной, привлекают меньше внимания.
  • Печать ФИО на обороте можно дополнить номером листа в очереди печати, так легче находить запоротые листы.
  • Печатать лучше порциями, так как особая опасность при печати оборотной стороны в возможном смещении фамилий в списке лицевом и оборотном на 1-2 человека.
  • В зависимости от того, в какой лоток принтер выдает бумагу, оборотную сторону нужно инвертировать по сортировке или нет. Верхний лоток (по умолчанию) требует инвертирования.
  • Если мероприятий в рамках события несколько, экономнее заказывать сертификаты без указания мероприятия и при печати сертификата выводить не только ФИО, но и название мероприятия. Будет меньше остатков.
• Выдача сертификатов
  • Нужно дать людям самим находить свой сертификат (снижение количества сотрудников и занятие людей, могущих поддаться необоснованной панике - полезным и интересным делом).
  • Нужно как угодно избегать толпы перед раздачей сертификатов. Можно ограничить поток людей заграждениями, сделав линию раздачи в один человеко-ряд. Любая толпа в течение короткого времени начинает паниковать.
  • Если возможно, нужно выдавать сертификаты не в самом конце, а во второй половине дня, максимально размазав толпу по времени. Это может быть чревато тем, что люди, которым нужен только сертификат, покинут мероприятие раньше времени, если нет других удерживающих факторов, например, ужина или розыгрыша.
  • Самые частые первые буквы фамилий - К и А.
  • Для ускорения пропуска толпы можно сделать два корридора и разделить алфавит пополам.
  • Принтер для печати серфтикатов должен быть функционален все время раздачи - будьте готовы к тому, что кто-то потребует изменить ФИО или его сертификата не окажется на раздаче по разным причинам. Если схема регистрации подразумевает, что участников регистрируют посредники, практически всегда в именах будут встречаться ошибки.

Подача заявок

• Схемы подачи заявок:
  1. Одноуровневая: регистрант является участником. Минусы: нагрузка на техподдержку. Плюсы: все приносят пригласительные/бейджи
  2. Двухуровневая: регистрант регистрирует участников. Минусы: некоторые не приносят пригласительные, больше нагрузка в день регистрации, плюсы: нет нагрузки при подаче заявок. Метод борьбы: требовать ИИН участника при подаче заявок и сканировать удостоверение, если забыли пригласительный и бейдж
• Схемы оплаты заявок:
  1. Бесплатная: минусы: низкий уровень участников.
  2. Платная: минусы: нагрузка на бухгалтерию
• Совмещенная: минусы: нагрузка в момент регистрации, требуется роутинг на входе и две стойки регистрации
• Возможен вариант с продажей первого ряда и остальных - по сниженной цене или бесплатно.

Процесс регистрации

• Принцип одного окна, никаких "пройдите туда-то для получения чего-то еще"
• Ничего, кроме одного бейджа, никаких дополнительных бумажек, талонов и прочих опознавательных знаков.
• Бесплатных участников быстрее отсканировать штрих-сканнером БИН по удостоверению (если есть).
• Если запланированы розыгрыши призов, лучше озаботиться сбором данных на этапе регистрации посетителей.

Бейджи

• Именные: плюсы: точная привязка к клиенту, возможность введения пропускной системы на любых этапах (подсчет, статистика).
• Абстрактные: плюсы: можно выдавать сразу, а не напрягать распечаткой и обрезанием из А4. Минусы: нет привязки к конкретному участнику.
• Если в рамках события мероприятий несколько, полезно печатать логотипы мероприятий на бейдже или хотя бы абстрактные фигурки - они должны быть больше высотой, чем строка текста в несколько раз - это позволит быстрее и издалека идентифицировать допустимость конкретного участника к конкретному мероприятию.
• Чем крупнее бейджи, тем более далеко в толпе можно разглядеть более крупные буквы фио и прочие подробности. Если участников много, следовательно, залы будут большими и большие бейджи более актуальны.
• Если выступающих и сопроводительного персонала много или они незнакомы друг с другом, их держатели бейджей обязаны быть другого цвета/размера, чтобы быстро опознавать "человека из своего круга" в толпе. Кроме бейджей можно использовать боди-арт (например, нарисовав логотип мероприятия красками на щеках обслуживающего персонала, если позволяет формат мероприятия).
• Бейджи на веревочках через шею предпочтительнее бейджей на крокодильчиках-держателях тем, что их сложнее потерять в толпе.
• Если бейджи распечатывает участник, он не всегда будет их обрезать по пунктирам. Поэтому этим будете заниматься вы в сжатое время во время процесса регистрации. Вместо ножниц лучше воспользоваться линейкой. Минимизируйте количество отрезаемых сторон до двух, это сэкономит время. Для этого сместите бейдж к верхнему левому углу и правый и нижний край отрыва отметьте пунктиром. Еще лучше заказать шаблоны бейджей в типографии.

Пригласительные

• Нужно печатать карту местности, чтобы добираться. Также текстовый вариант адреса, время и название мероприятия и здания/залов. Если есть полная программа - нужно печатать ее, это человек сможет изучить досконально, в отличие от программы на сайте или по приходу.
• На пригласительных и бейджах можно печатать рекламу спонсоров за дополнительные деньги со спонсоров, так как это место гарантированно будут видеть многократно все участники.

Реквизиты

• Ключи кенcингтона для ноутбуков для пристегивания к мебели.
• Раздвижная стенка - найти, уточнить размеры, рассчитать количество приобретаемых стенок соразмерно количеству популярных букв в алфавите для раздачи сертификатов.
• Рулон скотч-ленты.
• Вода.
• Штрих-сканнеры. По количеству стоек, другой метод расчёта: 1 сканнер на максимум 200 человек/час. Чем больше сканнеров, тем быстрее рассасывается толпа.
• Надувные шарики с гелем, с подвешанным бумажным параллепипедом или треугольником из 3 листов А4, с указателями крупным шрифтом. Шарики выгоднее, чем стояки тем, что они никогда не будут закрыты толпой для остальных глаз. Допустимо только при потолках выше 3 и ниже 6 метров.
• Большой информационный дисплей. На нем, кроме таймера предстоящего события, который успокаивает толпу, может отображаться программа мероприятия, схема расположения участников и прочая полезная информация (HTML-страничка).

Работа с людьми

• Текстовые сообщения работают только в случае указателей (пара слов со стрелкой), если рядом есть люди, у которых можно спросить. Более длинные предложения работают только в случае отсутствия представителей (регистраторов).
• Чаще улыбаться. В моменты наплыва толпы - постоянно :)
• Если какая-либо акция начнется в какое-то точное время (обед, начало регистрации, выдача сертификатов и тп) - для успокоения толпы можно повесить таймер обратного отсчета на экране ноутбука или большом экране.

Еда

• За последние 15 минут до обеда участники могут испытывать приступы беспокойства от голода, не следует планировать никаких требующих их внимания акций на это время. Можно даже сместить время обеда на 15-20 минут раньше, так как это обычно самое бесполезное время.
• Процесс пропуска на обед/ужин не должен быть затянутым.
• В зависимости от уровня культуры участников (слушателей) в сочетании со шведским столом (популярный метод подачи пищи для массовых мероприятий), возможны случаи выноса пищи первыми посетителями обеденного зала и нехватки пищи для опоздавших.